Les flics de Californie ne peuvent plus répercuter le coût de la rédaction numérique sur les demandeurs de documents publics

À une époque sombre où la possibilité de rendre des comptes à la police semble particulièrement sombre, il y a une nouvelle lueur de lumière gracieuseté de la Cour suprême de Californie. En vertu d'une nouvelle décision, les agences gouvernementales ne peuvent pas répercuter le coût de la rédaction de séquences de caméras corporelles de la police et d'autres enregistrements publics numériques sur les membres du public qui les ont demandés en vertu de la California Public Records Act (CPRA).

L'affaire, National Lawyers Guild c. Hayward, a été portée par des groupes de défense des droits civiques contre la ville de Hayward après avoir déposé des demandes de prises de vue par la police de caméras corporelles liées à des manifestations sur le campus de l'UC Berkeley après la mort d'Eric Garner et de Michael Brown. La police de Hayward a accepté de publier la séquence, mais pas avant d'évaluer près de 3 000 $ pour avoir caviardé la séquence et le montage qu'elle prétendait que NLG devait payer avant de publier la vidéo.

La Cour suprême de Californie s'est rangée du côté de NLG, ainsi que de la longue liste de défenseurs de la transparence et d'organismes de presse qui ont déposé des mémoires dans cette affaire. Le tribunal a jugé que:

«Tout comme les agences ne peuvent pas récupérer les coûts de recherche dans un classeur pour les documents papier, elles ne peuvent pas récupérer les coûts comparables pour les documents électroniques. Pour des raisons similaires, «l'extraction» ne couvre pas non plus le coût de la suppression des données exemptées d'enregistrements électroniques autrement productifs. »

Le tribunal a en outre reconnu que de telles accusations «pourraient bien s'avérer d'un coût prohibitif pour certains demandeurs, les empêchant ainsi d'accéder à tous les dossiers».

Il s'agit d'une victoire sans réserve pour la transparence du gouvernement. Alors, qu'est-ce que cela signifie concrètement pour les demandeurs de documents publics? Alors que les gens marchent contre la violence policière à travers le Golden State, de nombreux membres de la presse et des organisations à but non lucratif utiliseront probablement l'ACPL pour obtenir des preuves que la police a enfreint la loi ou violé les droits civils des gens.

Ces vidéos peuvent s'avérer être des enregistrements inestimables de l'activité et de l'inconduite de la police, mais elles peuvent également capturer des personnes souffrant d'urgences médicales, de violence et d'autres moments de détresse. L'ACPL tente d'équilibrer ces intérêts et d'autres en permettant aux organismes publics de supprimer les détails d'identification personnelle et d'autres informations tout en exigeant que les vidéos soient rendues publiques.

Ainsi, lors d'une demande de prise de vue avec une caméra corporelle, la première chose que les demandeurs doivent savoir est que parfois les personnes qui traitent les demandes de documents publics ne suivent pas les décisions judiciaires, en particulier celle rendue la semaine dernière. Pour éviter ces interprétations erronées de la loi, les demandeurs pourraient envisager d'inclure une ligne dans leurs lettres qui dit quelque chose comme:

"Conformément à NLG vs. Hayward , S252445 (28 mai 2020), les agences gouvernementales ne peuvent pas facturer aux demandeurs le coût de la rédaction ou du montage de séquences vidéo portées sur le corps."

Plus largement, le raisonnement de la décision ne s'applique pas seulement aux images de la caméra corporelle, mais à tous les enregistrements numériques. La raison en est que la décision de la cour reconnaît que, puisque l'ACPL interdit déjà aux agences de facturer les demandeurs pour avoir expurgé des documents non numériques, cette même interdiction s'applique aux documents numériques.

Ainsi, dans les demandes d'informations électroniques, telles que les e-mails ou les jeux de données, vous pouvez inclure la ligne:

"Conformément à NLG vs. Hayward , S252445 (28 mai 2020), les agences gouvernementales ne peuvent pas facturer aux demandeurs le coût de la suppression des enregistrements numériques."

De plus, les personnes qui déposent des demandes d'enregistrement de documents numériques auprès de l'ACPL doivent savoir que la loi autorise les agences à facturer les coûts de duplication de documents, bien que dans le cas de documents numériques, le coût ne devrait pas dépasser le prix du support sur lequel la copie est écrite – dans le cas de NLG, c'était 1 $ pour une clé USB.

L'ACPL permet également aux organismes, dans certaines circonstances étroites, de facturer le temps que leur personnel consacre à la programmation ou à l'extraction de données pour répondre à une demande de documents publics. La bonne nouvelle est que la décision de la Cour suprême de Californie la semaine dernière a considérablement réduit les circonstances dans lesquelles une agence peut réclamer ces frais et les transmettre aux demandeurs.

Selon la cour, l '«extraction» de données en vertu de la CPRA «fait référence à un processus technique particulier – un processus de récupération de données dans des magasins de données du gouvernement – lorsque ce processus est» requis pour produire un dossier qui peut être divulgué. Le tribunal a déclaré que cette disposition autoriserait des frais lorsque, par exemple, une demande de données démographiques sur des employés de l'État obligeait une agence à extraire ces données d'une base de données plus vaste sur les ressources humaines. Mais l '«extraction» ne couvre pas le temps passé à rechercher des enregistrements réactifs, par exemple lorsqu'un fonctionnaire doit effectuer une recherche par courrier électronique ou dans un classeur physique.

Les demandeurs devraient donc être prêts à repousser toute réclamation d'agence qui cherche à évaluer les frais pour la simple recherche de dossiers recevables. Et les demandeurs devraient également être à l'affût des frais exorbitants associés à «l'extraction» de données même lorsque l'ACPL le permet, car de telles techniques dans la pratique peuvent représenter à peine plus qu'une requête ou une formule de base de données.